Todoistで「やることリスト」をデジタル管理

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仕事に追われている人は“やること”が多いため、タスクを忘れないよう何らかの形で管理をしていると思います。

ノートに書いたり、付箋に書いて貼り付けたりと、タスク管理の手法は様々ですが、私はタスク管理アプリ「Todoist」を活用しており、仕事もプライベートも関係なくタスクをデジタルで管理しています。

そこで今回は、私のタスク管理方法をご紹介したいと思います。

タスク管理アプリ「Todoist」

Todoistの画面(iPad)

Todoistの画面(iPad)

これまでの記事でも何度か紹介してきましたが、私はタスク管理用に「Todoist」アプリを愛用しています。

Todoistは,端的に言えばテキストベースでつらつらとタスクが列記するだけの仕組みなのですが、このシンプルさが気に入っています。

タスクを終えたらチェックを入れ、入れたらすぐにリストから消えるので、”やること”が次々に減っていくのは純粋に楽しいです。

なお、Todoistはアプリ自体は無料で、タスク管理だけであれば無料の範囲内で利用することができますが、アラームメール通知や添付ファイル機能を使いたい場合にはプレミアム契約(4米ドル/月もしくは,36米ドル/年)が必要です。※日本円で年額およそ4,100円

私はアラームメールをスマートウォッチに通知してタスク漏れを防ぐようにしているので,プレミアム契約をして使い込んでいます。

毎日、重要な“3つタスク”を精査

MIT(Most Important Things)を設定

MIT(Most Important Things)を設定

この考えが,「タスク管理」において私が最も重要としているポイントになります。

前日の夜,もしくは当日の朝にタスクを整理する際には,必ず「今日中に終わらせたいタスク」を”3つ”挙げます。

これは,私の愛読書である「減らす技術(Leo Babauta著)」MIT(Most Important Things)という考えを参考にしています。

「もっとも重要なタスク(MIT)」とは、その日ごとに絶対達成したいタスクのことだ。私は毎日3つ、MITを選んでいる。

レオ・バボータ. 減らす技術 新装版 (P.102). 株式会社ディスカヴァー・トゥエンティワン.

シンプルな考えですが,「この重要な3タスクを終わらせるまでは他のことに取り組まない」とすることで、「結局,今日は何もしなかった・・・」となることを防げます。

3タスクを終えればあとはオマケみたいなものなので、残りのタスクに気楽に取り組むことができ,ストレス軽減効果もあります。

なお,私は一介のサラリーマンなので,上司からの急ぎの指示などで優先度が変わることもありますが,その都度,MITを見直しながら対応しています。

期限切れを見直す

おすすめの予定日を提案してくれる

おすすめの予定日を提案してくれる

MITを済ませた時点で1日が終わってしまったら,他のタスクの期限を見直すがあります。

ここで,タスクを一つずつ選んで期限を変更していくわけですが,Todoistは「このタスクはこの日にやったらどうですか?」とオススメしてくれる機能があります。

仕組みはよく分かりませんが,タスクの多い日を避けて提案してくれたり,金曜日のタスクを延期しようとした場合には土曜日ではなく月曜日をオススメしてくれたりします。

ちょっとしたことではありますが,何気に便利な機能です。

Googleカレンダーでタスクを可視化

ToDoistからタスクがカレンダーに反映

ToDoistからタスクがカレンダーに反映

TodoistにはGoogleカレンダーと連携できる仕組みがあって,例えば今日(ここでは4/28)を期限としたタスクを入れておくと,あらかじめ設定しておいたGoogleアカウントのカレンダーにタスクが表示されます。

このようにタスクが可視化できるだけでも便利なのですが,さらにこのタスクを編集したり別日に移動すると,その内容がTodoist側にも反映されます。

もちろんスマホやPCでも利用できる

Todoistは,Windows・Mac・iPhone・Androidなどのマルチプラットフォームに対応しています。(それぞれのプラットフォーム用にアプリがあります)

そのため,iPadを使えない状況でもスマホ等で簡単にタスク管理をすることができます。

ちなみに,私の職場PCにはTodoistアプリをインストールできないのですが,WEBブラウザ上でもアプリと同じレベルで使用することが可能です。

おわりに

紙媒体でのタスク管理は,目に見える場所に置いておけるメリットがありますが,”常に持ち歩く”という点で不便なこともあります。

先日のブログご紹介した「すぐログ」は日々持ち歩くようにしていて,外出時でも思いついたアイディアを書くことはありますが,Todoについては複数の媒体で管理したくないので,サッとスマホを取り出してTodoistに記入しています。

>>>参考(過去記事):デジタルだけでなくアナログのメモも使う

これまで,タスク管理に関しては様々なアプリを試してきましたが,何度浮気をしても結局Todoistに戻ってくるので,やはり自分にはこれが合っているようです。

自分にしっくりくるタスク管理方法が見つからない・・・と思っている方には,ぜひ一度試していただきたいアプリです。

Todoist: ストレスフリーのタスク管理
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