仕事でのiPad活用術

もともとはプライベート用途で購入したiPadですが、その利便性の高さに魅了され、最近は仕事においても多用しています。

プライベートでも仕事でも使っているアプリはほぼ変わりないのですが、当然用途は異なります。

そこで今回は、そんな私が仕事でどのようにiPadを活用しているのかについて書きました。

注意
本記事は、会社のセキュリティ方針が厳しく、個人のデバイスをオフィスに持ち込めないという方にはあまり参考にならないと思われます

タスク管理(Todoist)

タスク管理はTodoistを使用

タスク管理はTodoistを使用

私は忘れっぽい性格なので、決められたタスクや思い出したタスク、急に依頼されたタスク類はToDoアプリ「Todoist」で管理しています。

Todoistはタスクを一覧で俯瞰でき、期限を設定できる部分は一般のタスク管理ツールと同等ですが、特に気に入ってる点は、定期的に発生するタスクの管理・通知が簡単なところです。

毎日の植物への水やりから決まった曜日のゴミ出し、週末のクリーニング出しなど、ついつい忘れてしまいがちなタスクを登録しておくことで、漏れを防ぐことができます。

決まった時間、決まった場所で通知をしてくれる「リマインダー機能」はプレミアムユーザ(3,500円/年)のみ使える機能ですが、投資に対する見返りが大きいので契約して使っています。

資料作成時のアイディア・アウトライン検討(Notability)

notabilityで構成を練る

私の仕事の9割は社外対応なので、仕事のほとんどは打合せかメールのやり取り、そして資料作成になります。

その中でも、特に資料作成は”これまでにない資料を一から作る”ことがほとんどで、最も多くの時間を割いています。

資料作成にあたっては、いきなりパワーポイントを開いて作り出すといったことはせず、まずはアウトラインを「Notability」に書くようにしています。アウトラインを事前に書いておくかどうかで、その後の資料作成の効率に大きく影響が出るからです。

資料作成は、サブディスプレイとしてiPadのNotability画面を表示しながらMacで資料作成を行います。自分なりにいくつかの方法を試してたどり着いたやり方です。

議事録の作成(Notability+Evetnote)

議事録作成はiPadで

議事録作成はiPadで

打合せにはiPadを持っていき、ノートアプリ「Notabilty」に手書きでメモしたのち、最終的に「Evernote」アプリで清書しています。

Notabilityは録音しながらメモが取れるので、あとで「あの時に何て言ってたかな?」といった時にも振り返って確認することができます。

最近は一人で取引先と離すことも多く、メモを取っている余裕もないので、録音機能は重宝しています。

なお、Evernoteは完全に”第二の脳”になっているので、プレミアム契約をして使い込んでいます。(Notabilityはアプリ自体が有料です)

さいごに

iPad購入直後は、社内のメンバーから「iPadって便利なの?」「Apple Pencilってどうなの?」といった問いを受けることも多いですが、最近は周りも慣れてくれて快適に使えるようになりました。

iPadでサラサラとメモを取っていると、周りから何を書いているのか見られることが多いので、目の前の会議に集中しておく必要がありますし、紙のメモと違って、あとで「これは機密情報で、こっちはゴミ箱で〜」といった整理をする必要もないのもメリットです。

と、ここまでオフィス内でのiPad利用について書いてきましたが、実際のところ私は出張・外出が多く、週の半分以上はオフィスにいません。

もちろん、出張・外出時もiPadを活用しています.(以下の記事で紹介しています)

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